W dynamicznie zmieniającym się świecie, zrozumienie i optymalizacja procesów stają się kluczowe dla sukcesu każdej organizacji. Dużo mówimy o procesach, ale czy wiesz czym dokładnie jest proces?
Proces, zdefiniowany jako zbiór powiązanych zadań lub czynności, które przekształcają wejścia (input) w wyjścia (output), jest fundamentem, na którym opiera się efektywność operacyjna i innowacyjność.
Znaczenie procesów w biznesie
Znam firmy, w których, jeśli 20 lat temu przysłowiowa Pani Ania zapisała w zeszycie zasadę postępowania z reklamacjami klientów, to ten schemat jest wciąż obowiązującym😉.
Znam firmy, w których procesy wymyśla się codziennie od nowa, lecz nie z powodu ich doskonalenia, tylko z powodu braku reguł. W zależności od tego, kto realizuje zadanie Klient otrzyma prezentację oferty biznesowej, otrzyma odpowiedź na czas i na temat😉. Albo nie otrzyma niczego oprócz wykonanego telefonu bez późniejszego podsumowania rozmowy w mailu lub komunikatorze.
W organizacjach zwinnych, procesy są nie tylko ustalone i wdrożone, ale też nieustannie doskonalone.
Wszystko po to, aby odpowiadać na szybkie zmiany rynkowe i potrzeby klientów.
Optymalizacja procesów nie tylko zwiększa efektywność, ale również umożliwia organizacjom szybsze dostosowanie się do nowych warunków i wprowadzanie innowacji.
Kluczowe korzyści z optymalizacji procesów
1. Zwiększenie produktywności
Poprzez eliminację zbędnych kroków i automatyzację, firmy mogą osiągnąć znaczące zwiększenie produktywności.
2. Poprawa jakości
Skupienie się na procesach pozwala na identyfikację i rozwiązanie problemów jakościowych u ich źródeł.
3. Zwiększenie zadowolenia klientów
Szybkie i skuteczne procesy prowadzą do lepszego doświadczenia klientów i wzmacniają ich lojalność.
4. Wspieranie innowacji
Elastyczne i efektywne procesy są fundamentem dla wprowadzania innowacji i utrzymania konkurencyjności na rynku.
Jeffrey K. Liker i James M. Morgan w książce „Projektowanie przyszłości” świetnie opisują projektowanie procesów na przykładzie procesu rozwoju produktu w firmie Solar Turbines.
Aby uchwycić wszystkie czynności i zadania, które przekształcają wejścia w wyjścia, zastosowali gemba walk (przejście przez wszystkie działy w firmie, w celu obserwacji procesów, zadawania pytań i nauki, aby identyfikować i rozwiązywać problemy na bieżąco).
Opisują to tak:
Każdy krok procesu reprezentowała oddzielna karteczka samoprzylepna. Ludzie nie ukrywali problemów i w końcu wszyscy zobaczyli, jak działania jednych mają wpływ na pozostałych. To nie był specjalnie budujący obraz. Mapa stany bieżącego wskazywała, że praca odbywa się według modelu kaskadowego: wszystko zaczyna się od grupy doświadczonych inżynierów, którzy przekazują swoją pracę [projekt nowego produktu] inżynierom odpowiedzialnym za prototypy…
Dalej piszą, że rzeczywiście na początku proces wydawał się prosty i „czysty”. Ale nikt później nie kontrolował, ile poprawek zostało wdrożonych do pierwotnego wzoru produktu i jak wiele zmian, „dodatków” zostało dopisane do zaprojektowanej wersji produktu. Nikt nie zastanawiał się, jak te zmiany odnoszą się do oczekiwań końcowych odbiorców produktu, czyli Klientów.
Z pozoru jasny projekt stał się bardzo skomplikowany, wymagał gaszenia pożarów wynikających z ogromnego chaosu i niedotrzymania dość krótkich terminów (poprawki zmieniły cały harmonogram prac).
Jeffrey K. Liker i James M. Morgan podają definicję procesu skoncentrowaną na ciągłym doskonaleniu i integracji pracowników w tworzenie wartości. Ale wskazują też na odpowiedzialność ludzi na poszczególnych etapach prac. Ich podejście podkreśla znaczenie zaangażowania pracowników na wszystkich poziomach organizacji w ciągłe ulepszanie procesów, by maksymalizować wartość dla klienta.
Rozumienie i ciągłe doskonalenie procesów, uwzględniające:
- to co otrzymujemy, by proces się rozpoczął (np. lead do CRM, zapytanie w formularzu strony internetowej, wniosek o urlop),
- to co dostarczamy, gdy proces się kończy (np. umówione spotkanie z klientem, który otrzymał wszelkie informacje pozwalające mu zapoznać się z ważnymi informacjami, ustalony zakres zastępstw i przekazane statusy spraw do pracowników zastępujących osobę na urlopie),
są kluczem do osiągnięcia maksymalnej efektywności, zadowolenia klientów i zdolności innowacyjnych w Twojej firmie.
Jak w AgileBiznes podchodzimy do projektowania procesów?
Stosujemy metodyki takie jak SCRUM oraz Design Thinking i Service Design, które często się przenikają i wzajemnie uzupełniają. Procesy i narzędzia używane w Design Thinking mogą inspirować i wspierać proces projektowania usług. Podczas gdy głębokie zrozumienie specyfiki projektowania usług może wzbogacić i skierować procesy Design Thinking. To jest bardzo istotne, gdy celem jest innowacja w obszarze usług.
Nasze podejście opiera się na ciągłej iteracji, testowaniu i uczeniu się z feedbacku. To pozwala na szybkie wprowadzanie zmian i innowacji.
Pomagamy naszym klientom projektować, optymalizować i usprawniać i modyfikować ich procesy biznesowe. Wykorzystujemy sprawdzone metodyki i podejście skoncentrowane na końcowym odbiorcy procesu. Sprawdź warsztat Projektowanie procesów lub skontaktuj się z nami, aby zdefiniować potrzeby Twojej firmy w obszarze optymalizacji pracy.
