Dlaczego wyręczasz:
- bo jestem najlepsza/najlepszy,
- bo muszę!!!!,
- bo muszę pokazać, że umiem,
- bo muszę udowodnić innym, że jestem „nie przez przypadek na tym stanowisku”
- bo się spieszę,
- bo wszystko robię na ostatnia chwilę i jest mi głupio, że dałam tak mało czasu moim ludziom
- bo ZAWSZE tak było!!
- bo przestana mnie szanować jako szefa
- bo przestaną mnie lubić
- pomagam ostatni raz – potem już oni sami…
Co jest katalizatorem wywołującym potrzebę wyręczania? Warto dobrze się nad tym zastanowić.
Dlaczego warto przestać wyręczać innych?
Uzasadnię Ci to w 3 perspektywach:
- Pracownik
- Ty
- Biznes
Perspektywa Pracownik.
Ofiara, Wybawiciel lub Prześladowca to według modelu relacji międzyludzkich, które opisał Steven Karpman – to trzy role, jakie można przyjąć, będąc w trójkącie dramatycznym. Poruszanie się po trójkącie dramatycznym polega na naprzemiennym wchodzeniu w relacji w rolę Ofiary (chcącą uchodzić za bezsilną), Wybawiciela (pomagającego) i Prześladowcy (kata).
Wyręczanie budzi poważne problemy w relacjach zawodowych:
- wykonujesz pracę za swojego pracownika i… oczekujesz podziękowań, chwalenia, doceniania, no i oczywiście szacunku. Wchodzisz w rolę Wybawiciela. Ale czy się doczekasz? Prawdopodobnie nie…
- zastanów się, czy Ty szanujesz swojego pracownika w chwili, gdy podważasz jego kompetencje – nie dając mu możliwości prezentacji swoich możliwości? Czy stawiając go w roli Ofiary okazujesz mu zaufanie?
- Wyręczając zdejmujesz z pracownika odpowiedzialność. Możliwe, że początkowo pracownik poczuje ulgę z powodu wyręczenia, za chwilę odezwą się w nim zupełne inne odczucia: zazdrość, niespełnienie, bycie niepełnym, gorszym. I być może natychmiast z wybawionej ofiary zamieni się w prześladowcę, który będzie wytykał Ci błędy, czekał na potknięcie – wejdzie zatem w rolę Prześladowcy, a Ty wejdziesz w tej relacji z role Ofiary, która jest odpowiedzialna za niedociągnięcia, niedotrzymanie terminu.
Pamiętaj: Uczenie się zadań, pokonywanie trudności niezbędne do tego, by rozwijać kompetencje, zyskiwać doświadczenie, budować swoją zawodową pozycję. Wyręczanie pozbywa pracowników rozwoju!
Perspektywa Ty.
Nie wyręczaj, bo nie wszytko wiesz i umiesz najlepiej! Nasza perspektywa może ograniczać wyobraźnię i jednocześnie odbierać odwagę analizowania sytuacji lub problemu z wielu stron. Utrudnia lepsze zrozumienie sytuacji i znalezienie praktycznego rozwiązania.
Aby kontrolować pokusę „jedynej, słusznej, osobistej i pojedynczej” perspektywy:
- testuj swoje założenia, spraw, by ludzie o odmiennych poglądach przetestowali je i znaleźli w nich słabe strony.
- z uwagą i pokorą przyjmuj to, czego nie wiesz. Bądź świadoma własnych ograniczeń i równie wielkiej wiedzy innych.
- jeśli dobrze posługujesz się jakimś narzędziem lub sprawdzonym rozwiązaniem, istnieje ryzyko, że będziesz po nie sięgała w każdym przypadku. A może przeceniasz wagę swojego rozwiązania? Nie istnieje narzędzie dobre do wszystkiego.
Perspektywa Biznes.
Jeśli wszystko ma być robione jak wg jednego klucza, jednej wiedzy, jednego słusznego rozwiązania – pozbawiasz zespół firmę rozwoju i innowacyjności. Jeśli nie dajesz ludziom możliwości proponowania, pokazywania innej strony zabijasz innowacyjność. Aby wprowadzać innowacje – niezbędne w nowoczesnym biznesie:
- musimy w zespole mieć rozbieżne światopoglądy
- tworzyć pozytywne napięcie,
- tworzyć pozytywną energię rozmowy, działania, współpracy, która umożliwi nam znalezienie odpowiedniego rozwiązania.
A jeśli wszystko robisz sam/a – to skąd wziąć to napięcie? Energię do działania? Chyba tylko ze wściekłości i nerwów i poczucia wykorzystania?? – hm…
Zatem: za każdym razem, gdy wpadniesz na pomysł, że wiesz lepiej, zrobisz szybciej, oceny pracowników przez pryzmat współczucia, zapytaj siebie:
- Po co wyręczam?
- O co chcę zadbać, by czuć się ok bez wyręczania?
- Co zyskam, a co stracę, gdy mój pracownik będzie odpowiedzialny za zadania, a ja go nie wyręczę?
- Czego on potrzebuje, by wykonać zadanie samodzielnie?
- Jak go nauczę?
- Jak to zrobić?
Pamiętaj, że rola lidera jest budowanie wartości biznesu poprzez angażowanie ludzi o potrzebnych do zadania/projektu kompetencjach 😊. Zatem daj im szansę te kompetencje rozwijać i wykorzystywać.
No i najważniejsze! DAJ SOBIE PRAWO:
- do bycia sobą,
- do odmowy, do rozdziału zadań.
Uwierz, że jesteś wystarczająco fajną i interesującą osobą i skutecznym i odpowiedzialnym szefem – bez wyręczania!
Doceń wykonie zadania przez pracownika, pochwal, daj informacje zwrotną, a sam zajmij się tym, za co w roli menedżera jesteś odpowiedzialny – czyli budowanie wartości biznesu poprzez angażowanie ludzi o potrzebnych do zadania/projektu kompetencjach. Czasem powodem wyręczania jest niska samoocena i przekonanie, że nie można lubić szafa, który nie jest dla innych pomocny w każdym momencie i nie wie wszystkiego.
Spokojnie – naprawdę nie musisz mieć odpowiedzi na wszystko.
Ostatnio zadałam pytanie młodej menadżer, która pracuje za wszystkich, jest zdemotywowana, zmęczona, zestresowana w pracy – dlaczego tak stało? Odpowiedź brzmiała, że boi się, że ktoś z zespołu zada Jej pytanie związane z branżą, na które nie będę znała odpowiedzi… Zatem woli wszystko zrobić sama, by nie narazić się na ośmieszenie, wykazanie jej niekompetencji. W jej opinii, młodzi menadżerowie po to są awansowani, by wiedzieć wszystko. I to prowadzi do wyręczania, bo skoro ja osobiście nie umiem robić czegoś doskonale, to:
- jak mam prawo wymagać od innych,
- mogą zarzucić mi nieprofesjonalizm, i wyśmiać mnie, że sama nie potrafię i dlatego każę to robić innym.
Tak jak pisałam wcześniej – rola lidera polega na budowaniu wartości biznesu poprzez angażowanie ludzi o potrzebnych do zadania/projektu kompetencjach 😊, a nie na pracy za innych.
Jak przestać wyręczać?
Bądź otwarty/a na pomysły innych i pozwól ludziom dochodzić do własnych rozwiązań. Mądrze wspieraj, ale nie narzucaj i nie wyręczaj ludzi w działaniu. Korzyść będzie obopólna.
Deleguj, czyli ucz
W oddawaniu zadań do realizacja nadrzędną zasadą jest wykorzystanie samospełniającego się procesu: OCZEKUJ NAJLEPSZEGO, A DOSTANIESZ! Zatem:
- jeśli ktokolwiek może zrobić zadanie, które zaplanowałaś: szybciej, lepiej, taniej – deleguj
- jeśli masz ważniejsze priorytety, które tylko ty możesz zrealizować- deleguj
TO SIĘ OPŁACA – INWESTUJESZ W EDUKACJĘ I TYLKO W POCZĄTKOWEJ FAZIE. JAK?
- wyjaśnij, dlaczego to zadanie musi być wykonane oraz w jaki sposób powinno być wykonane (wymagania klienta)
- jeśli to możliwe deleguj całe zadania, projekty
- wskaż konsekwencje dobrego i złego wykonania
- wskaż/ daj narzędzia i środki do jego wykonania
- ustal realistyczny termin – nie skracaj terminu pracownikowi! Przecież on też musi mieć możliwość mądrego zaplanowania swojej pracy. Co masz z tego, że raport otrzymasz 3 dni przed terminem, gdy nawet do niego nie siądziesz? Obniżenie motywacji pracownika do dotrzymywania terminów!
Słowo o delegowaniu „w górę” – czyli od pracowników do Ciebie. Jeśli pracownicy przychodzą do ciebie i chcą, abyś to Ty zrealizował zadania, z którymi sobie nie radzą – nie przejmuj inicjatywy. Ponownie daj zalecenia i pozwól samodzielnie zdecydować, co trzeba robić.
2. Wykorzystaj przywództwo dystrybucyjne
Polega na oddawaniu pracownikom uprawnień i odpowiedzialności, a co dzień to doskonałe narzędzie wspierające Cię w działaniu.
Przykład 1:
Rotacyjne prowadzenie spotkań zespołu, moderowania rozmowy, ustalaniu przebiegu spotkania, robienia notatki, dystrybucji informacji i zobowiązań po spotkaniu.
Korzyści?
- Ty jesteś odciążona z obowiązku prowadzenia spotkania
- Pracownik/członek zespołu uczy się zarządzać dyskusją, panować nad nią pilnować czasu,
- Wypracowujecie pozytywne praktyki biznesowe – modelowanie pracy, współodpowiedzialność za zadania, grupę i wyniki, współpraca zespołu, szacunek
Z zwinnym zarządzaniu lider posiada kompetencje przywódcze i poprzez działanie sprawia, że inni również staja się przywódcami.
Przykład 2
Masz świadomość występowania w zespole różnic kompetencyjnych ze względy na staż pracy pracowników. Zależy Ci, aby przed sezonem urlopowym wszyscy pracownicy wyrównali umiejętności, by swobodnie mogli się zastępować.
Zatem:
- na spotkaniu zespołu możesz zaproponować wypracowanie przez zespół sposobu wyrównania umiejętności
- ustalacie czas na wykonanie zadania i sposób weryfikacji postępów
- pracownicy tworzą macierz kompetencji – tablicę, Excel, zawierający kluczowe umiejętności i w ramach samooceny wpisują do macierzy swój poziom umiejętności
- samoocena i odniesienie się do umiejętności pozostałych członków zespołu pokaże, kto kogo może uczyć, kto kogo może wspierać w rozwoju.
Korzyści?
- masz więcej czasu na prace koncepcyjną
- nie masz problemów z ustawieniem zastępstw w sezonie urlopowym
- zespół pracuje w atmosferze współpracy, współodpowiedzialności, zna się lepiej i ufa sobie.
A co, jeśli błędy w zadaniach pracowników są? Jak budować mądry i rozwojowy komunikat w przypadku błędów:
Przykład 1
Użyj metody: FAKTY | UCZUCIA | SKUTKI | ZOBOWIĄZANIE
Zobacz, jak można zamienić komunikat: Narobiliście błędów w tym raporcie, co to jest! Ja bym zrobiła to inaczej, ciągle muszę po was poprawiać i świecić oczami!! Daj, sama to poprawię – zrobię to lepiej!
Zaczynamy:
- Fakty: te dane są posobne wielu osobom
- Uczucia: czuję złość, że opublikowaliśmy raport z błędami
- Skutki: w takich momentach nasz zespół traci wiarygodność
- Zobowiązanie: jak możemy zapewnić sobie dokładność w przyszłości?
I to pytanie otwiera przestrzeń do działania zespołu.
Przykład 2
Jeśli osoba, z która pracujesz wykonuje zadanie źle:
- Siądź z nim do tego zadania, omów cel, najważniejsze elementy, które oceniasz w jego pracy (na co zwracasz uwagę np. czytając raport, przygotowany materiał),
- Pokaż, jak Ty to robisz – to, jeśli umiesz wykonywać te zadania i przyglądaj się jak wykonuje to zadanie po wskazówkach.
- Na koniec daj informację zwrotną
- Jeszcze raz wskaż punkty kontrolne, które oceniasz. Pamiętaj, jeśli Twój zespół ma wzrastać, rozwijać się to nie taktuj ich jak dzieci 😊
Pamiętaj, jeśli jesteś szefem w rozwoju – nie musisz „kupować” uznania.
Dziel się swoją wizją, daj przykład i komunikuj się skutecznie, docenia osiągnięcia swoich pracowników i obdarza swój zespół pełnym zaufaniem – a zobaczysz, świetne Wam się współpracuje. Bez wyręczania!
Powodzenia!
Zobacz video z Live z liderką z 6 lutego 2019, o efektywności osobistej i zarządzaniu czasem
