Wyręczanie vs wymaganie – jak przestać wyręczać innych?

Dlaczego wyręczasz:

• bo jestem najlepsza/najlepszy,
• bo muszę!!!!,
• bo muszę pokazać, że umiem,
• bo muszę udowodnić innym, że jestem „nie przez przypadek na tym stanowisku”
• bo się spieszę,
• bo wszystko robię na ostatnia chwilę i jest mi głupio, że dałam tak mało czasu moim ludziom
• bo ZAWSZE tak było!!
• bo przestana mnie szanować jako szefa
• bo przestaną mnie lubić
• pomagam ostatni raz – potem już oni sami…

Co jest katalizatorem wywołującym potrzebę wyręczania? Warto dobrze się nad tym zastanowić.

Dlaczego warto przestać wyręczać innych?

Uzasadnię Ci to w 3 perspektywach:

1. Pracownik
2. Ty
3. Biznes

 Perspektywa Pracownik.

Ofiara, Wybawiciel lub Prześladowca to według modelu relacji międzyludzkich, które opisał Steven Karpman – to trzy role, jakie można przyjąć, będąc w trójkącie dramatycznym. Poruszanie się po trójkącie dramatycznym polega na naprzemiennym wchodzeniu w relacji w rolę Ofiary (chcącą uchodzić za bezsilną), Wybawiciela (pomagającego) i Prześladowcy (kata).

Wyręczanie budzi poważne problemy w relacjach zawodowych:

• wykonujesz pracę za swojego pracownika i… oczekujesz podziękowań, chwalenia, doceniania, no i oczywiście szacunku. Wchodzisz w rolę Wybawiciela. Ale czy się doczekasz? Prawdopodobnie nie…
• zastanów się, czy Ty szanujesz swojego pracownika w chwili, gdy podważasz jego kompetencje – nie dając mu możliwości prezentacji swoich możliwości? Czy stawiając go w roli Ofiary okazujesz mu zaufanie?
• Wyręczając zdejmujesz z pracownika odpowiedzialność. Możliwe, że początkowo pracownik poczuje ulgę z powodu wyręczenia, za chwilę odezwą się w nim zupełne inne odczucia: zazdrość, niespełnienie, bycie niepełnym, gorszym. I być może natychmiast z wybawionej ofiary zamieni się w prześladowcę, który będzie wytykał Ci błędy, czekał na potknięcie – wejdzie zatem w rolę Prześladowcy, a Ty wejdziesz w tej relacji z role Ofiary, która jest odpowiedzialna za niedociągnięcia, niedotrzymanie terminu.

Pamiętaj: Uczenie się zadań, pokonywanie trudności niezbędne do tego, by rozwijać kompetencje, zyskiwać doświadczenie, budować swoją zawodową pozycję. Wyręczanie pozbywa pracowników rozwoju!

Perspektywa Ty.

Nie wyręczaj, bo nie wszytko wiesz i umiesz najlepiej! Nasza perspektywa może ograniczać wyobraźnię i jednocześnie odbierać odwagę analizowania sytuacji lub problemu z wielu stron. Utrudnia lepsze zrozumienie sytuacji i znalezienie praktycznego rozwiązania.

Aby kontrolować pokusę „jedynej, słusznej, osobistej i pojedynczej” perspektywy:

• testuj swoje założenia, spraw, by ludzie o odmiennych poglądach przetestowali je i znaleźli w nich słabe strony.
• z uwagą i pokorą przyjmuj to, czego nie wiesz. Bądź świadoma własnych ograniczeń i równie wielkiej wiedzy innych.
• jeśli dobrze posługujesz się jakimś narzędziem lub sprawdzonym rozwiązaniem, istnieje ryzyko, że będziesz po nie sięgała w każdym przypadku. A może przeceniasz wagę swojego rozwiązania? Nie istnieje narzędzie dobre do wszystkiego.

Perspektywa Biznes.

Jeśli wszystko ma być robione jak wg jednego klucza, jednej wiedzy, jednego słusznego rozwiązania – pozbawiasz zespół firmę rozwoju i innowacyjności. Jeśli nie dajesz ludziom możliwości proponowania, pokazywania innej strony zabijasz innowacyjność. Aby wprowadzać innowacje – niezbędne w nowoczesnym biznesie:

• musimy w zespole mieć rozbieżne światopoglądy
• tworzyć pozytywne napięcie,
• tworzyć pozytywną energię rozmowy, działania, współpracy, która umożliwi nam znalezienie odpowiedniego rozwiązania.

A jeśli wszystko robisz sam/a – to skąd wziąć to napięcie? Energię do działania? Chyba tylko ze wściekłości i nerwów i poczucia wykorzystania?? – hm…

Zatem: za każdym razem, gdy wpadniesz na pomysł, że wiesz lepiej, zrobisz szybciej, oceny pracowników przez pryzmat współczucia, zapytaj siebie:

• Po co wyręczam?
• O co chcę zadbać, by czuć się ok bez wyręczania?
• Co zyskam, a co stracę, gdy mój pracownik będzie odpowiedzialny za zadania, a ja go nie wyręczę?
• Czego on potrzebuje, by wykonać zadanie samodzielnie?
• Jak go nauczę?
• Jak to zrobić?

Pamiętaj, że rola lidera jest budowanie wartości biznesu poprzez angażowanie ludzi o potrzebnych do zadania/projektu kompetencjach 😊. Zatem daj im szansę te kompetencje rozwijać i wykorzystywać.

No i najważniejsze! DAJ SOBIE PRAWO:

• do bycia sobą,
• do odmowy, do rozdziału zadań.

Uwierz, że jesteś wystarczająco fajną i interesującą osobą i skutecznym i odpowiedzialnym szefem – bez wyręczania!

Doceń wykonie zadania przez pracownika, pochwal, daj informacje zwrotną, a sam zajmij się tym, za co w roli menedżera jesteś odpowiedzialny – czyli budowanie wartości biznesu poprzez angażowanie ludzi o potrzebnych do zadania/projektu kompetencjach. Czasem powodem wyręczania jest niska samoocena i przekonanie, że nie można lubić szafa, który nie jest dla innych pomocny w każdym momencie i nie wie wszystkiego.

Spokojnie – naprawdę nie musisz mieć odpowiedzi na wszystko.

Ostatnio zadałam pytanie młodej menadżer, która pracuje za wszystkich, jest zdemotywowana, zmęczona, zestresowana w pracy – dlaczego tak stało? Odpowiedź brzmiała, że boi się, że ktoś z zespołu zada Jej pytanie związane z branżą, na które nie będę znała odpowiedzi… Zatem woli wszystko zrobić sama, by nie narazić się na ośmieszenie, wykazanie jej niekompetencji. W jej opinii, młodzi menadżerowie po to są awansowani, by wiedzieć wszystko. I to prowadzi do wyręczania, bo skoro ja osobiście nie umiem robić czegoś doskonale, to:

• jak mam prawo wymagać od innych,
• mogą zarzucić mi nieprofesjonalizm, i wyśmiać mnie, że sama nie potrafię i dlatego każę to robić innym.

Tak jak pisałam wcześniej – rola lidera polega na budowaniu wartości biznesu poprzez angażowanie ludzi o potrzebnych do zadania/projektu kompetencjach 😊, a nie na pracy za innych.

Jak przestać wyręczać?

Bądź otwarty/a na pomysły innych i pozwól ludziom dochodzić do własnych rozwiązań. Mądrze wspieraj, ale nie narzucaj i nie wyręczaj ludzi w działaniu. Korzyść będzie obopólna.

1. Deleguj, czyli ucz

W oddawaniu zadań do realizacja nadrzędną zasadą jest wykorzystanie samospełniającego się procesu: OCZEKUJ NAJLEPSZEGO, A DOSTANIESZ! Zatem:

1. jeśli ktokolwiek może zrobić zadanie, które zaplanowałaś: szybciej, lepiej, taniej – deleguj
2. jeśli masz ważniejsze priorytety, które tylko ty możesz zrealizować- deleguj

TO SIĘ OPŁACA – INWESTUJESZ W EDUKACJĘ I TYLKO W POCZĄTKOWEJ FAZIE. JAK?

1. wyjaśnij, dlaczego to zadanie musi być wykonane oraz w jaki sposób powinno być wykonane (wymagania klienta)
2. jeśli to możliwe deleguj całe zadania, projekty
3. wskaż konsekwencje dobrego i złego wykonania
4. wskaż/ daj narzędzia i środki do jego wykonania
5. ustal realistyczny termin – nie skracaj terminu pracownikowi! Przecież on też musi mieć możliwość mądrego zaplanowania swojej pracy. Co masz z tego, że raport otrzymasz 3 dni przed terminem, gdy nawet do niego nie siądziesz? Obniżenie motywacji pracownika do dotrzymywania terminów!

Słowo o delegowaniu „w górę” – czyli od pracowników do Ciebie. Jeśli pracownicy przychodzą do ciebie i chcą, abyś to Ty zrealizował zadania, z którymi sobie nie radzą – nie przejmuj inicjatywy. Ponownie daj zalecenia i pozwól samodzielnie zdecydować, co trzeba robić.

2. Wykorzystaj przywództwo dystrybucyjne

Polega na oddawaniu pracownikom uprawnień i odpowiedzialności, a co dzień to doskonałe narzędzie wspierające Cię w działaniu.

Przykład 1:

Rotacyjne prowadzenie spotkań zespołu, moderowania rozmowy, ustalaniu przebiegu spotkania, robienia notatki, dystrybucji informacji i zobowiązań po spotkaniu.

Korzyści?

• Ty jesteś odciążona z obowiązku prowadzenia spotkania
• Pracownik/członek zespołu uczy się zarządzać dyskusją, panować nad nią pilnować czasu,
• Wypracowujecie pozytywne praktyki biznesowe – modelowanie pracy, współodpowiedzialność za zadania, grupę i wyniki, współpraca zespołu, szacunek

Z zwinnym zarządzaniu lider posiada kompetencje przywódcze i poprzez działanie sprawia, że inni również staja się przywódcami.

Przykład 2

Masz świadomość występowania w zespole różnic kompetencyjnych ze względy na staż pracy pracowników.  Zależy Ci, aby przed sezonem urlopowym wszyscy pracownicy wyrównali umiejętności, by swobodnie mogli się zastępować.

Zatem:

• na spotkaniu zespołu możesz zaproponować wypracowanie przez zespół sposobu wyrównania umiejętności
• ustalacie czas na wykonanie zadania i sposób weryfikacji postępów
• pracownicy tworzą macierz kompetencji – tablicę, Excel, zawierający kluczowe umiejętności i w ramach samooceny wpisują do macierzy swój poziom umiejętności
• samoocena i odniesienie się do umiejętności pozostałych członków zespołu pokaże, kto kogo może uczyć, kto kogo może wspierać w rozwoju.

Korzyści?

• masz więcej czasu na prace koncepcyjną
• nie masz problemów z ustawieniem zastępstw w sezonie urlopowym
• zespół pracuje w atmosferze współpracy, współodpowiedzialności, zna się lepiej i ufa sobie.

A co, jeśli błędy w zadaniach pracowników są? Jak budować mądry i rozwojowy komunikat w przypadku błędów:

 Przykład 1

Użyj metody: FAKTY | UCZUCIA | SKUTKI | ZOBOWIĄZANIE

Zobacz, jak można zamienić komunikat: Narobiliście błędów w tym raporcie, co to jest! Ja bym zrobiła to inaczej, ciągle muszę po was poprawiać i świecić oczami!! Daj, sama to poprawię – zrobię to lepiej!

Zaczynamy:

• Fakty: te dane są posobne wielu osobom
• Uczucia: czuję złość, że opublikowaliśmy raport z błędami
• Skutki: w takich momentach nasz zespół traci wiarygodność
• Zobowiązanie: jak możemy zapewnić sobie dokładność w przyszłości?

I to pytanie otwiera przestrzeń do działania zespołu.

Przykład 2

Jeśli osoba, z która pracujesz wykonuje zadanie źle:

1. Siądź z nim do tego zadania, omów cel, najważniejsze elementy, które oceniasz w jego pracy (na co zwracasz uwagę np. czytając raport, przygotowany materiał),
2. Pokaż, jak Ty to robisz – to, jeśli umiesz wykonywać te zadania i przyglądaj się jak wykonuje to zadanie po wskazówkach.
3. Na koniec daj informację zwrotną
4. Jeszcze raz wskaż punkty kontrolne, które oceniasz. Pamiętaj, jeśli Twój zespół ma wzrastać, rozwijać się to nie taktuj ich jak dzieci 😊

Pamiętaj, jeśli jesteś szefem w rozwoju – nie musisz „kupować” uznania.

Dziel się swoją wizją, daj przykład i komunikuj się skutecznie, docenia osiągnięcia swoich pracowników i obdarza swój zespół pełnym zaufaniem – a zobaczysz, świetne Wam się współpracuje. Bez wyręczania!

Powodzenia!

Zobacz video z Live z liderką z 6 lutego 2019, o efektywności osobistej i zarządzaniu czasem