Jak wzmacniać osobistą efektywność w realizacji celów?

Jeśli działasz na osobistych wartościach lub działasz na długookresowym, ważnym dla Ciebie projekcie/celu – jesteś w stanie zrealizować każdy, a jeśli ustaliłeś go na podstawie noworocznego szaleństwa lub zbiorowej histerii lub mody, bo robią tak wszyscy – prawdopodobnie nie uda Ci się.

Zatem czasem warto wycofać się z kilku szalonych pomysłów i skupić na najważniejszym: na efektywnym działaniu. Na zadaniach, które zwiększają prawdopodobieństwo realizacji celu. Po prostu być biznesowo i osobiście efektywnym, czyli:

  • umieć selekcjonować i podejmować właściwe działania, by nie tracić energii, czasu i pieniędzy oraz zachować życiową równowagę.
  • poznać swój osobisty klucz do koncentracji, czyli umiejętność opierania się złodziejom czasu.

ZACZNIJMY OD SELEKCJI

1. CELE

Czy na pewno ROCZNE? – w mojej ocenie oprócz „grubych” istotnych terminów, nie warto planować dalej niż na 3 do 6 miesięcy. Otoczenie tak dynamicznie się zmienia, a Twoje cele po prostu powinny dostosować się do wymagań rynku, sytuacji, zmieniającej się rzeczywistości.

Przykład sytuacji, które mogą „pogrzebać” długoterminowy cel:

  • nowe kompetencje
  • nowa technologia
  • nowy gracz w twojej branży

W zwinnym zarządzaniu proces pracy od zdefiniowania wymagań, zaplanowania działań, realizacji i wdrożenia, mija od 1 do 4 tygodni. I jeśli w ten sposób zaczniesz działać, czyli – przyrostowo, analizując poszczególne etapy realizacji zadań w krótkich, kreślonych i naprawdę nieodległych odcinkach pracy – jesteś w stanie zrealizować nawet najbardziej ambitny, cel.

2. WERYFIKACJA/PODSUMOWANIE DZIAŁAŃ

Weryfikuj postępy w cyklach tygodniowych/miesięcznych /kwartalnych – zwłaszcza przy wykorzystaniu metody planowania wstecz (napisze o niej przy najbliższej okazji), to da Ci zdecydowanie silniejszą motywację do działania i większą satysfakcję z zaplanowanych działań.

Bardzo ważne jest mieć przestrzeń na systematyczne przeglądy i przegrupowanie zadań.

Ja hołduję zasadzie przeglądu tygodnia – w każdy piątek poświęcam 1 godzinę, czyli 60 minut z ponad 10 000 godzin w tygodniu na podsumowanie wszystkich zakończonych spraw (czyli sukcesów) i spraw, które albo mogę jeszcze do końca dnia dokończyć, żeby ze spokojem skończyć tydzień lub wiem, od czego muszę zacząć kolejny tydzień.

Jak? Pozbieraj wszystkie wizytówki, karteczki, rachunki, ulotki, przejrzyj i uporządkuj notatki te z notesów i elektroniczne. Ja na przykład w ciągu tygodnia stosuję 3 sposoby na rozproszenia – a przyznam, że uważności uczę się niezmiennie pilnie (choć czasem z miernymi efektami 😉 :

  1. ciekawe treści, na które trafiam w internecie – wysyłam do siebie samej na Messengera – nie ma bardziej pojemnego darmowego dysku 😊
  2. namiętnie używam Go Keep – który pozwala na pisanie szybkich notatek, włączając w nie linki, obrazy, zdjęcia, umożliwiając segregowanie wg etykiet (projekty, osoby)
  3. no i cud techniki – tworzenie screen w telefonie 🙂

Te wszystkie podręczne magazyny na koniec tygodnia należy posortować – ja mam do tego specjalne foldery w chmurze, ponieważ w innym przypadku stworzą świat chaosu – w mojej ocenie podobny do sterty ubrań do prasowania – nikt nie wie co w danym kopcu jest 😉, a jak ruszysz jeden rękaw ze spodu, to prawdopodobnie misternie utkana instalacja rozsypie się na pół pomieszczenia…

KOLEJNY TEMAT, TO: WYCENA CZASU

1.PODEJMOWANIE WŁAŚCIWYCH DZIAŁAŃ

Warto dokonywać właściwych wyborów w ramach zwinnego zarządzania, jak wyceniać pracochłonność oraz wybierać co naprawdę jest najważniejsze w danym projekcie/przedsięwzięciu, analizując wybór zgodnie z piramidą sensu, w kontekście:

  • organizacja
  • ja
  • relacja z organizacją
  • relacja z innymi

2. PRZEZNACZANIE TYLE CZASU, ILE TRZEBA

Metody wspierające koncentrację:

  1. Planowanie wstecz: to planowanie ograniczone terminem końcowym, z ustaleniem harmonogramu i wszystkich zadań wpływających na realizację projektu, dzięki czemu możesz punkt po punkcie, zgodnie z ustalonymi wcześniej terminami wykonywać nawet najbardziej złożone sprawy.
  2. Pomodoro: działasz w cyklach 25 min+5 min przerwy x 3 powtórzenia, potem 20 min przerwy – wszędzie znajdziesz rozszerzenia i aplikacje😉
  3. Metoda „sera szwajcarskiego”: rozbij projekt na mniejsze cele, określ najpilniejsze, zacznij od „robienia dziur”, czyli wszystkie najprostsze dla Ciebie zadania, które możesz zrobić szybko. Na koniec robisz najtrudniejsze, ale w cyklach 30 minutowych – zobaczysz – każdy projekt zakończy się zgodnie z zaplanowanym czasem.

Zobaczysz, że z czasem nauczysz się wyceniać pracochłonność w nowych jednostkach czasu. Zauważysz, też, że dzięki temu będziesz miał mniejszą skłonność do nierealnego planowania zbyt wielu aktywności na dzień pracy.

A CO Z KONCENTRACJĄ?

Naucz się panować nad stresem związanym ze zmęczeniem, poczuciem nadmiaru zadań i obowiązków:

  • Propaguj pozytywne emocje 😊 koncertuj się na tym co MOŻESZ, a nie co MUSISZ!
  • Gdy jesteś wykończony, a masz taką możliwość – zafunduj sobie 15-minutową drzemkę (tego można się nauczyć), albo wycisz się jadąc samochodem lub w trakcie krótkiego spaceru.
  • Wprowadź automatyzację myślenia. „Jeżeli … to…” , na przykład: jeśli skończę przygotowanie tego rozliczenia/raportu do 12:00, zadzwonię do przyjaciółki.
  • Zrób coś prostszego. Ludzie lepiej radzą sobie z trudnymi zadaniami, gdy przechodzą do nich od prostszych.
  • Notuj: Uwolnij głowę, nie zmuszaj się, by pamiętać wszystko – zrób sobie miejsce na energię twórczą
  • Eliminuj zakłócenia w planie pracy. Poniżej masz całą listę sposobów, prostych do wdrożenia:
ZAKŁÓCENIE ROZWIĄZANIE
poczta elektroniczna
komunikatory
  •  przestań nałogowo sprawdzać pocztę, odpowiadaj na maile jedynie w wyznaczonym czasie (np. rano, przed lunchem, pod koniec dnia)
  • w komunikatorach przechodź na tryb offline
prośby o informacje
  • udziel osobom, na które delegujesz pracę wystarczających informacji oraz upoważnień
  • wyślij notatkę do wszystkich zainteresowanych stron po spotkaniu z zespołem
  • honoruj swoje obietnice, że skontaktujesz się z kimś później
niespodziewani goście
  • powiedz, że jesteś zajęty, wyznacz czas na spotkanie lub poinformuj, ile masz czasu i zgódź się na spotkanie. Po upływie tego czasu poinformuj o tym, że musisz skończyć
  • jeśli twoje biurko jest w ciągu komunikacyjnym, poszukaj innego miejsca, przesiądź się
  • pozbądź się krzesła, które stoi przy twoim biurku lub zajmij je czymś (oczywiście w przypadku innego miejsca niż stół, przy którym rozmawiasz z pacjentem)
  • wyznacz pory „drzwi otwartych” i „drzwi zamkniętych” i poinformuj o tym zespół, domowników
  • spotykaj się w mieście lub w biurach innych osób, by kontrolować czas wyjścia
  • bądź niedostępny, pracuj w domu, jeśli możesz
telefon
  • w momentach skupienia wycisz dzwonek w telefonie
  • nie przyjmuj niezaplanowanych telefonów
  • dzwoń do innych przed lunchem lub przed zakończeniem pracy – telefony będą krótkie
  • zamiast „Cześć co słychać?” mów:” W czym mogę Ci pomóc?” lub „Mogę rozmawiać przez … minut”
  • pozwól sobie na chwile bez telefonu. Nie musisz być dostępny 24/7.

 

(Źródło: P. Dodd, D. Sundheim; Zarządzaj swoim czasem)

 

 Zobacz video z Live z liderką z 8 stycznia 2019, o efektywności osobistej i zarządzaniu czasem

Prześlij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *