W świecie biznesu, w którym adaptacyjność i elastyczność są cenione wysoko, istnieje ryzyko, że częste zmiany priorytetów mogą prowadzić do dezorientacji i demotywacji zespołu.
Czy niewyraźne kierowanie i ciągła zmiana celów wpływają na efektywność pracy?
Przeanalizujmy przykład firmy z branży usługowej.
Problem rozmytych priorytetów
W jednej z firm usługowych, z którą pracowałam kilka lat temu, zarząd często zmieniał priorytety projektów i inicjatyw. Każdy nowy pomysł przedstawiany był jako kluczowy, a główny szef wkładał wiele wysiłku w komunikację na temat kluczowego znaczenia danej inicjatywy na wysokim stopniu ogólności.
Zazwyczaj po 2-3 miesiącach priorytet był zastępowany był kolejnym „pilnym”.
Skutki dla zespołu
Ta strategia doprowadziła do permanentnej dezorientacji zespołu i spadku produktywności. Pracownicy, którzy na początku z zaangażowaniem podchodzili do wdrażania nowych rozwiązań, z czasem stali się nisko wrażliwi na kolejne „najważniejsze” tematy, a co najpoważniejsze – byli faktycznie zdemotywowani.
Próbowali dostosować procesy zarówno do oczekiwań szefa, jak i do potrzeb klientów, ale brak stałości w decyzjach sprawiał, że każda inicjatywa kończyła się niepowodzeniem. Szef, nie uczestnicząc aktywnie w tworzeniu rozwiązań, często reagował frazą: „sprawdzimy proces w realnym działaniu”.
To prowadziło do niepewności wśród pracowników, którzy bali się negatywnej oceny wprowadzanej zmiany i przez to opóźniali wdrażanie nowych rozwiązań.
Dodam – często bardzo dobrych i dobrze przygotowanych.
Szefowie natomiast coraz gorzej oceniali swój „bierny” i „niezaangażowany w nowe inicjatywy” zespół.
Efektem były kolejne niepowodzenia w obsłudze klienta.
Co poszło nie tak?
Generalnie wiele😉, ale najbardziej istotne aspekty to:
- Niedostateczna komunikacja i niekonsekwencja w przestrzeganiu priorytetów. Szef częstą zmianą kierunku i brakiem komunikacji wyjaśniającej zmianę utrudniał zespołowi efektywne działanie.
- Brak aktywnego uczestnictwa liderów w realizacji priorytetów, co prowadziło do sytuacji, w której zespół próbował samodzielnie interpretować i wdrażać zmiany, często bez wystarczającej wiedzy o celach organizacji.
- Brak stabilności decyzyjnej i jasności celów, co sprawiało, że pracownicy bli coraz mniej skłonni do pełnego zaangażowania w kolejne projekty, co z kolei prowadziło do kolejnych niepowodzeń i dalszego obniżania efektywności operacyjnej firmy w relacji z coraz bardziej rozczarowanymi jakością obsługi klientami.
A teraz poznaj 3 elementy,
które pomogły nam:
- wdrożyć procesy podnoszące jakość obsługi na wyższy poziom
- zrealizować cele strategiczne naszego klienta
- wspierać zespół w budowaniu zaufania do wdrażanych zmian i zwiększające zaangażowanie.
- Dobre przygotowanie do zmiany, która już na początkowym etapie zniweluje niewiadome wynikające ze zbyt dużego stopnia ogólności procesu.
Menedżerowie powinni więc regularnie komunikować misję i długoterminowe cele organizacji wszystkim członkom zespołu. To pomaga pracownikom zrozumieć, jak ich codzienna praca wpisuje się w większy obraz i utrzymać skupienie na kluczowych zadaniach. Bo aktywne włączanie pracowników w proces ustalania priorytetów zwiększa ich zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności za wyniki.
Tu pomaga na przykład organizowanie cyklicznych spotkań, takich jak cotygodniowe spotkania (weekly meetings), gdzie priorytety są przypominane i ewentualnie dostosowywane. To może znacznie pomóc w utrzymaniu jasności i kierunku.
2. Zachęcanie do feedbacku, czyli otwarta dyskusja o priorytetach z zespołem i zachęcanie do dzielenia się opiniami oraz pomysłami.
Ten obszar wspiera systematyczny feedback, na przykład podczas podsumowań realizacji celów kwartalnych. Zrozumienie po obydwu stronach nie tylko podnosi morale, ale również prowadzi do bardziej przemyślanych i zrównoważonych decyzji, co i w jakiej kolejności należy usprawnić, zmienić czy wprowadzić.
Tu doskonale sprawdza się systematyczny feedback, na przykład podczas rozmów podsumowujących realizację kwartalnych celów. Takie spotkania pozytywnie wpływają na zaangażowanie w cele. Skłaniają również obydwie strony do bardziej przemyślanych i zrównoważonych decyzji odnośnie utrzymania priorytetów.
3. Monitoring i adaptacja
Prowadzenie biznesu to proces dynamiczny, a zmiany są nieuniknione. Jednak sposób reagowania na te zmiany może zdecydowanie różnić się w zależności od sytuacji. Menedżerowie powinni regularnie monitorować postępy w realizacji ustalonych priorytetów. Powinni również mieć gotowość na ich dostosowanie, gdy zewnętrzne lub wewnętrzne czynniki tego wymagają.
Tu pomaga systematyczna retrospektywa. To regularne spotkania zespołu, mające na celu omówienie przebiegu ostatniego wdrożenia zmiany i zidentyfikowanie możliwości poprawy w przyszłych cyklach pracy.
Czy Twoja firma również zmaga/zmagała się z podobnymi problemami? Jeśli potrzebujesz wsparcia we rozwoju osobistego przywództwa wspierającego wdrażanie priorytetowych dla organizacji inicjatyw, zapraszamy do kontaktu.
Podobne wpisy:
Jak nadrobić rozmowy przy ekspresie do kawy, czyli o energii zespołów w zdalnej rzeczywistości.
Jak nadawać i rozliczać cele?
Jak firma może przeprojektować model pracy, aby poprawić efektywność i zaangażowanie?
Jak pobudzić inicjatywę, innowacyjność i kreatywność w zespole?
Jak zapobiegać burnout i skutecznie reagować? Kluczowe narzędzia lidera.
