Jak wzmacniać osobistą efektywność w realizacji celów?

08 Lut Bez kategorii

Jeśli działasz na osobistych wartościach lub działasz na długookresowym, ważnym dla Ciebie projekcie/celu – jesteś w stanie zrealizować każdy, a jeśli ustaliłeś go na podstawie noworocznego szaleństwa lub zbiorowej histerii lub mody, bo robią tak wszyscy – prawdopodobnie nie uda Ci się.

Zatem czasem warto wycofać się z kilku szalonych pomysłów i skupić na najważniejszym: na efektywnym działaniu. Na zadaniach, które zwiększaja prawdopodobieństwo celu.

Po prostu być biznesowo i osobiście efektywnym, czyli:

  • umieć selekcjonować i podejmować właściwe działania, by nie tracić energii, czasu i pieniędzy oraz zachować życiową równowagę.
  • poznać swój osobisty klucz do koncentracji, czyli umiejętność opierania się złodziejom czasu.

Czym zatem jest efektywność?

Efektywność to rezultat podjętych działań, opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów.
Efektywność, to odpowiedź na 3 najważniejsze pytania:

  1. Na czym się skupiam?
  2. Jak wyznaczam główny cel?
  3. Jak zwiększam produktywność, czyli jak zarządzam sobą w czasie?

Produktywność, która wspiera Twoją osobistą efektywność nie jest tylko dla poukładanych nudziarzy.

To wsparcie dla osób na przykład takich jak ja: niepoprawnych optymistów zakładających realizację zadań w czasie krótszym niż trzeba. To wsparcie dla osób spontanicznych, z milionami pomysłów w głowie, dla których wielość impulsów jest poważnym wyzwaniem dla kończenia już rozpoczętych projektów lub kończą je w zdecydowanie dłuższym czasie.

Jeśli zarządzam swoim czasem, to koncetruję się na:

  1. przekształcaniu projektów w zadania
  2. ustalaniu priorytetów
  3. byciu produktywnym niezależnie od miejsca i czasu z wykorzystania kategoryzacji (narzędzi, miejsc, konkretnych działań)
  4. ustaleniu miejsca, w którym kataloguję dokumenty
  5. systematycznych podsumowaniach
  6. skutecznym system przypominania
  7. walce z zakłóceniami

Zatem od czego zacząć, by działać efektywnie? Skoncentruj się na 4 głównych elementach:

  • zrób selekcję
  • wyceń niezbędny czas
  • zdefiniuj właściwie: projekt, czy zadanie?
  • skoncentruj się

 Wybierz właściwe: projekt czy zadanie?

Wg Davida Allena: każdy cel, którego osiągnięcie wymaga więcej niż jednej czynności, jest projektem.

A jak ustalać priorytety dla spraw?

Wykorzystaj MoSCoW. To metoda pozwalającą na zrozumienie i określanie priorytetów, która ma na celu dostarczenie Tobie i zespołowi wyraźnych wskazówek dotyczących znaczenia kolejności i ważności poszczególnych zadań (w projekcie są to wymagania). Jest to jedna z technik szeregowania, mająca istotne znaczenie w procesie decyzyjnym.

Technika MoSCoW wyodrębnia cztery kategorie wymagań:

  • MUST (musi być): o ten punkt, bez którego realizacji projekt nie może wystartować. Z tych zadań nie da się zrezygnować, są po prostu zbyt ważne.
  • SHOULD (powinno być): to zagadnienia bardzo pilne, których odpuszczenie będzie miało bolesne konsekwencje, ale nie jest niemożliwe.
  • COULD (może być): to grupa zadań, które mogłyby się wydarzyć, ale nie są niezbędne
  • WON’T (nie będzie): tych zadań nie będzie w tym projekcie

Sprawdziłam – ta technika doskonale sprawdza się w planowaniu biznesowym, jak również prywatnym.

 SELEKCJA

  1. CELE

Czy na pewno ROCZNE? – w mojej ocenie oprócz „grubych” istotnych terminów, nie warto planować dalej niż na 3 do 6 miesięcy. Otoczenie tak dynamicznie się zmienia, a Twoje cele po prostu powinny dostosować się do wymagań rynku, sytuacji, zmieniającej się rzeczywistości.

Przykład:

  • nowy gracz w twojej branży
  • nowa technologia
  • nowa moda
  • nowe kompetencje

W zwinnym zarządzaniu proces pracy

  • od zdefiniowania wymagań
  • zaplanowania działań
  • realizacji i wdrożenia

mija od 1 do 4 tygodni.  I jeśli w ten sposób zaczniesz działać, czyli – przyrostowo, analizując poszczególne etapy realizacji zadań w krótkich, kreślonych i naprawdę nieodległych odcinkach pracy – jesteś w stanie zrealizować nawet najbardziej ambitny, cel.

  1. WERYFIKACJA/PODSUMOWANIE DZIAŁAŃ

Weryfikuj postępy w cyklach tygodniowych/miesięcznych /kwartalnych – zwłaszcza przy wykorzystaniu metody planowania wstecz, o której mówię na AZL w module poświęconym modelowi pracy liderki – da Ci zdecydowanie silniejszą motywację do działania i większą satysfakcję z zaplanowanych działań

Bardzo ważne jest mieć przestrzeń na: przeglądy, przegrupowanie zadań.

Dodatkowo ja hołduję zasadzie PRZEGLĄDU TYGODNIA – w każdy piątek poświęcam 1 godzię, czyli 60 minut z ponad 10 000 godzin w tygodniu na podsumowanie wszystkich zakończonych spraw (czyli sukcesów) i spraw, które albo mogę jeszcze do końca dnia dokończyć, żeby ze spokojem skończyć tydzień lub wiem, od czego muszę zacząć kolejny tydzień.

Jak? Pozbieraj wszystkie wizytówki, karteczki, rachunki, ulotki, przejrzyj i uporządkuj notatki – zwłaszcza jeśli tworząc je w z godnie z unikaniem przeszkadzaczy / rozproszeń w pracy. Ja na przykład stosuję 3 sposoby na rozproszenia – a przyznam, że uważności uczę się niezmiennie pilnie, choć z miernymi efektami. Mianowicie:

  1. ciekawe treści, na FB – wysyłam do siebie samej na Messengera- nie ma bardziej pojemnego darmowego dysku 😊
  2. namiętnie używam Go Keep – który pozwala na pisanie szybkich notatek, włączając w nie treści, umożliwiając segregowanie wg etykiet (projekty, osoby) – o sortowaniu mówmy również w takcie modułu o modelu pracy szefa, kolorów, czego chcesz (tu oczywiście również nozbe, dropbox, evernote – co kto chce.
  3. No i cud techniki – screen z telefonu.

Zatem te wszystkie sposoby na koniec tygodnia należy posortować, ponieważ w innym przypadku, Tworzą świat chaosu – w mojej ocenie podobny do sterty ubrań do prasowania – nikt nie wie co w danym kopcu jest 😉, a jak ruszysz jeden rękaw ze spodu, to prawdopodobnie misternie utkana instalacja rozsypie się na pół pomieszczenia…

WYCENA CZASU  

  1. PODEJMOWANIE WŁAŚCIWYCH DZIAŁAŃ

Warto dokonywać właściwych wyborów w ramach zwinnego zarządzania, jak wyceniać pracochłonność oraz wybierać co naprawdę jest najważniejsze w danym projekcie/przedsięwzięciu, analizując wybór zgodnie z piramidą sensu, w kontekście:

  • organizacja
  • ja
  • relacja z organizacją
  • relacja i innymi
  1. PRZEZNACZANIE TYLE CZASU, ILE TRZEBA I DOBRE WYLICZENIE CZASU NA PROJEKT

Metody wspierające koncentrację:

  1. Planowanie wstecz – to planowanie ograniczone terminem
  2. POMODORO działasz w cyklach 25 min+5 min przerwy x 3 powtórzenia, potem 20 min przerwy – wszędzie znajdziesz rozszerzenia i aplikacje😉
  3. Metoda „sera szwajcarskiego” – rozbij projekt na mniejsze cele, określ najpilniejsze, zacznij od „robienia dziur”, czyli wszystkie najprostsze dla Ciebie zadania, które możesz zrobić szybko. Na koniec robisz najtrudniejsze, ale w cyklach 30 minutowych – zobaczysz – każdy projekt zakończy się zgodnie z zaplanowanym czasem.

A CO Z KONCENTRACJĄ?

Jak sobie pomóc: poznaj skuteczne nawyki regulowania stresu. Zobacz, jak zapanować nad stresem związanym ze zmęczeniem, poczuciem nadmiaru zadań i obowiązków:

  1. Propaguj pozytywne emocje 😊 koncertuj się na tym co MOŻESZ, a nie co MUSISZ!
  2. gdy jesteś wykończony, zafunduj sobie 15-minutową drzemkę (tego można się nauczyć), albo wycisz się jadąc samochodem lub trakcie krótkiego spaceru.
  3. wprowadź automatyzację myślenia. „Jeżeli … to…” , na przykład: jeśli skończę przygotowanie tego rozliczenia/raportu do 12:00, zadzwonię do przyjaciółki.
  4. zrób coś prostszego. Ludzie lepiej radzą sobie z trudnymi zadaniami, gdy przechodzą do nich od prostszych.
  5. notuj: Uwolnij głowę, nie zmuszaj się, by pamiętać wszystko -zrób sobie miejsce na energię twórczą
  1. eliminuj zakłócenia w planie pracy

(Źródło: P. Dodd, D. Sundheim; Zarządzaj swoim czasem)

ZAKŁÓCENIE ROZWIĄZANIE
poczta elektroniczna
komunikatory
  •  przestań nałogowo sprawdzać pocztę, odpowiadaj na maile jedynie w wyznaczonym czasie (np. rano, przed lunchem, pod koniec dnia)
  • w komunikatorach przechodź na tryb offline
prośby o informacje
  • udziel osobom, na które delegujesz pracę wystarczających informacji oraz upoważnień
  • wyślij notatkę do wszystkich zainteresowanych stron po spotkaniu z zespołem
  • honoruj swoje obietnice, że skontaktujesz się z kimś później
niespodziewani goście
  • powiedz, że jesteś zajęty, wyznacz czas na spotkanie lub poinformuj, ile masz czasu i zgódź się na spotkanie. Po upływie tego czasu poinformuj o tym, że musisz skończyć
  • jeśli twoje biurko jest ciągu komunikacyjnym, poszukaj innego miejsca, przesiądź się
  • pozbądź się krzesła, które stoi przy twoim biurku lub zajmij je czymś (oczywiście w przypadku innego miejsca niż stół, przy którym rozmawiasz z pacjentem)
  • wyznacz pory „drzwi otwartych” i „drzwi zamkniętych” i poinformuj o tym zespół, domowników
  • spotykaj się w mieście lub w biurach innych osób, by kontrolować czas wyjścia
  • bądź niedostępny, pracuj w domu, jeśli możesz
telefon
  • w momentach skupienia wycisz dzwonek w telefonie
  • nie przyjmuj niezaplanowanych telefonów
  • dzwoń do innych przed lunchem lub przed zakończeniem pracy – telefony będą krótkie
  • zamiast „Cześć co słychać?” mów:” W czym mogę Ci pomóc?” lub „Mogę rozmawiać przez … minut”
  • pozwól sobie na chwile bez telefonu. Nie musisz być dostępny 24/7.

 

 Zobacz video z Live z liderką z 8 stycznia 2019, o efektywności osobistej i zarządzaniu czasem

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *