Jak nadawać i rozliczać cele?

Jak nadawać i rozliczać cele?

Jak nadawać i rozliczać cele?

Od kilku dni słyszę jedno: SZYBKO – liczy się szybkość, szybkie rozwiązanie, szybkie decyzje, szybkie EFEKTY, szybki zysk, szybka wiedza, szybko osiągane kompetencje, szybka reakcja.

No nie. Nie wszystko da się szybko.

Choć osobiście jestem fanką zasady, że zrobione jest lepsze od doskonałego i że warto maksymalnie skracać czas od pomysłu do wdrożenia, to pośpiech w prowadzeniu biznesu, a dodatek pod presją emocji – nie zawsze popłaca.

Dlaczego?

Bo gdy czujemy strach i presję czasu, a w głowie pojawiają się nam najgorsze scenariusze (rysowane przez otoczenie), zwykłe dokonujemy naprawdę słabych wyborów.

Zdolność do analitycznego myślenia może przegrać z pokusą podjęcia szybkich decyzji i natychmiastowych kroków.
Często słyszysz: „działaj tu i teraz – albo stracisz szansę”, to celowo wzbudzany w tobie instynkt pośpiechu, wezwanie do działania, które sprawia, że myślisz mniej krytycznie, podejmujesz szybkie decyzję i natychmiastowe kroki. Spokojnie.

Nie znam sytuacji, w których presja była dobrym doradcą. Zdecydowanie częściej dobre rozwiązania przychodzą w procesach grupowych i twórczej ekspresji. Ale zazwyczaj to jest stan spokoju, twórczej emocji, radości, rozmowy, a nie stresu i pośpiechu.

Zatem:

  • Miej świadomość potrzeb firmy i ustal  priorytety:  czy faktycznie rozwój biznesu to kolejny oddział? A może wystarczy zacząć od zwiększenia wartości jednorazowej sprzedaży lub kastomizacji produktu na potrzeby innej grupy klienckiej? Znam kilka takich firm, gdzie zły priorytet spowodował dramatyczne problemy w finansowaniu nowych pomysłów, a proste rozwiązania leżały na stole.
  • Podejmuj decyzje w oparciu o wcześniejsze doświadczenia (zarówno pozytywne jak i negatywne).
  • Bądź otwarty na kompromisy. Czasem ulegając szybkim „idealnym”, „unikalnym”, „tylko dla ciebie” szansom, możesz nie dostrzec nowej możliwości. Może faktycznie propozycja była świetna, ale po spokojnym przemyśleniu, okaże się, że możesz osiągnąć podobny efekt na lepszych/ innych warunkach.
  • Precyzuj cele, do których dążysz. Może okazja którą dostajesz, jest zupełnie nieadekwatna na strategii rozwoju, którą przyjęliście na dany rok lub kolejne lata.

A do precyzowania i definiowania celów wykorzystaj np. metodę wspomagającą prawidłowe ich wyznaczanie i realizowanie, czyli:

SMART.

Ta najbardziej popularna metoda wzmocni Cię w mądrym przekładaniu strategii na konkretne cele i działania.

Dobrze zdefiniowany cel powinien być:

S – Specific/ Skonkretyzowany – jest konkretny – wiesz czego do czego dążysz i umiesz to nazwać, a tu już spory sukces, prawda? 😉 Bo faktem jest, że ogólne cele się nie sprawdzają, dlatego na poszukiwanie odpowiedzi na to pytanie warto poświęcić tyle czasu i ile potrzeba.

Tu pomoże Ci pytanie:  Co chcesz robić? Dlaczego stawiasz przed sobą ten cel?

M – Measurable/ Mierzalny­ –umiesz go zmierzyć i zweryfikować.  kryteria, na podstawie których zmierzysz sa kluczowe, dzięki temu wiesz, czy idziesz tam, gdzie zakładasz 😉 Niektóre cele – zwłaszcza te średnio i długoterminowe warto rozpisać na etapy. Dzięki ustaleniu kamieni milowych, które wyznaczą ich ukończenie, wiesz czy idziesz zgodnie z czasem.

Tu pomoże Ci pytanie: Skąd będziesz wiedzieć, że osiągnąłeś, to, czego oczekujesz?

A – Achievable/ Osiągalny – jest osiągalny, ale też możliwy do osiągnięcia w obecnym czasie, budżecie, środowisku, umiejętnościach i dostępnych narzędziach. Pamiętaj, że wyznaczanie śmiałych i nieosiągalnych celów prowadzi do demotywacji i… porażki w ich osiągnięciu.

Tu pomoże Ci pytanie: Czy masz narzędzie, zasoby i kompetencje, by to osiągnąć?

R – Relevant/ Istotny – jest realny i istotny. Tu na chwilę się zatrzymam. Bo to nadal wielka bolączka i polskich szefów i zmora pracowników. Cel powinien mieć odniesienie do twojej roli lub roli pracownika, któremu zadanie przydzielasz. Powinien koncentrować się na rzeczach ważnych dla twojej lub jego pracy. I – tak na serio on musi być istotny dla firmy. Z doświadczenia wiem, że czasem nadajemy tak absurdalne cele: na złość, bo ktoś się czegoś dzięki temu „nauczy”, tracą przy tym zaangażowanie i chęć do podejmowania wyzwań w przyszłości. Dla dobrego zobrazowania przypomnę ci jeden z najlepszych antyistotnych celów dawanych nam w szkole: zapisanie 16-kartkowego zeszytu stwierdzeniem ”nie będę nazywał Grzesia głupkiem”😉. A jeśli cel który nadajesz dotyczy planowanej zmiany, nowego modelu biznesowego – najpierw go zakomunikuj i wyjaśnij (jeśli to nowy projekt- możesz zarysować ogólną ideę) i na tej bazie nadaj cel.

Tu pomoże Ci pytanie: Czy cel ma wpływ na rozwój firmy, jest zgodny z obraną strategią i realny do realizacji?

T – Time-bound/ Określony w czasie – jest ograniczony czasowo. Wyznaczanie terminów nadaje celowi poczucie pilności i motywuje nas do skupienia się na efekcie końcowym. Zatem wyznacz termin i zadaj sobie pytanie, co konkretnie jesteś w stanie zrobić w tym czasie.

Tu pomoże Ci pytanie: Kiedy dokładnie chcesz to osiągnąć?

Możesz też spotkać się z metodą SMARTER, która uzupełnia i pozwala oprócz osiągania celów, budować angażujący dialog z ich wykonawcami, a także ulepszać i rozwijać twoją firmę. Zatem:

E- Evaluate/ Oceniaj – tu kieruję Cię do wpisu: Jak udzielać korygującej informacji zwrotnej?

R – Readjust/ Dostosuj – wyciągaj wnioski i ulepszaj, dostosowuj cele. Pamiętaj o systematycznej ocenie celów, koryguj, gdy potrzeba i dostosowuj, gdy problemy z ich realizacja powtarzają się. Nie powielaj w kolejnych okresach tych, które nie przynoszą realnych korzyści, ich realizacja jest niemożliwa do weryfikacji.

W projektach wymagających równowagi kontroli i elastyczności czasem trudno wyznaczyć cele SMART, choć czas, zasoby i koszty generujące jakościowe rozwiązania z oczekiwanym zakresie, to wskaźniki wpisujące się w opisaną metodę.

Podsumowując: dynamizm, komunikacja, mierniki – TAK , pośpiech – NIE 😊

A jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrażaniu mądrych celów w twojej filmie, skontaktuj się: jesteśmy dla Ciebie.

Etyka w procesie decyzyjnym

Etyka w procesie decyzyjnym

W swojej pracy zachęcam firmy do budowania modeli biznesowych w oparciu o propozycję wartości dla klienta. Firma ma zadanie do wykonania, czyli rozwiązuje istotny dla klienta problem. Gdy zrozumie charakter problemu i wszystkie jego aspekty, może stworzyć odpowiednią ofertę. A im bardziej różni się oferta firmy od wariantów konkurencji, tym dla firmy lepiej.

Zawsze zachęcam więc do koncentracji na propozycji wartości, kluczowych zasobach, formule zysków i procesach, zarówno biznesowych jak i pomocniczych.

I w tym kontekście kilka słów o etyce i emocjach w podejmowaniu decyzji.

W firmach,  w których to branża – a nie potrzeby klientów – narzuca model biznesowy, dość często powstaje problem, że wypracowywane rozwiązania wdrażane są pod wpływem impulsu („bo inni już tak robią/ tak się komunikują – to na pewno jest super rozwiązanie) lub emocji (słabszy wynik sprzedaży, większa konkurencja na rynku).

A gdy emocje często biorą górę, wtedy sporym wyzwaniem jest podejmowanie etycznych decyzji.

Wtedy zachęcam do użycia tego prostego schematu:

  1. Zatrzymaj się i pomyśl

Nie reaguj. Zatrzymaj się i pomyśl. Czy ten rodzaj komunikatu, relacji z klientem jest do zaakceptowania w waszym systemie wartości.

  1. Zbierz fakty

Teraz możesz zebrać wszystkie fakty i informacje. Czy to, na co się decydujesz jest krytyczne dla relacji z klientem? Czy jeśli dany krok budzi tyle emocji, to może warto poczekać z podjęciem decyzji? Kto jest w tą ideę zaangażowany, komu zależy na wdrożeniu tego konkretnego rozwiązania? Jakie ta decyzja może mieć konsekwencje dla firmy i dla klientów?

  1. Burza mózgów

Twoje decyzje są tylko tak dobre, jak Twoja najlepsza alternatywa. Czas pomyśleć o jak największej liczbie innych rozwiązań, które nie będą obarczone tak dużą dawko emocji.

  1. Zdecyduj

Teraz nadszedł czas, aby rozważyć decyzję. Zatem czy twoja nowa idea jest etyczna? Podejmijcie decyzję weryfikując rozwiązanie z waszym zespołowym systemem wartości, waszym wewnętrznym kodeksem albo aspiracjami, do których dążycie. Bądźcie pewni, że ta decyzje nie zachwiej Waszym systemem wartości.

I dopiero teraz zdecyduj 😊

Zastawiam Ci ikonografikę, wykorzystaj ją w pracy!  A jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrażaniu zmian skontaktuj się ze mną – pomogę Ci w ramach konsultacji biznesowych.

Od czego zacząć zmianę w budowaniu doświadczeń klientów?

Od czego zacząć zmianę w budowaniu doświadczeń klientów?

Gdy nie mam wpływu na to, co się właśnie wydarzyło – nie mogę tego teraz rozwiązać. Nie oznacza to, że odpuszczam temat – po prostu idę z nurtem, zawieszam temat, poświęcam trochę czasu na przemyślenie i znalezienie nowych sposobów, aby to „zadziałało”. Lepiej oczyścić głowę, wrócić do gry na świeżo – niż utknąć w uczuciu przytłoczenia i tracić czas na „pracę nad niczym”. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

W chwili, gdy mam wpływ na to, co się dzieje wokół mnie, podciągam rękawy i przechodzę do trybu organizacji i działania. Organizuję ludzi, organizuję niezbędne sprawy, zastanawiam się jak najszybciej uzyskać jak najlepsze rezultaty.

Często na warsztatach które prowadzę dla firm, obserwuję dyskusję o tych dwóch perspektywach: ilość problemów, z którymi borykamy się na styku klient – firma jest naprawdę imponująca, a jednak nie każdy problem możemy rozwiązać sami. Nie na każdy mamy wpływ.

Czasem w takich momentach zespół roboczy w pierwszym odruchu zniechęca się i rezygnuje z podejmowania jakichkolwiek działań. No bo skoro jest źle /mamy złe doświadczenia we wrażaniu zmian w jakimś konkretnym obszarze lub coś trwa „od zawsze”, to na pewno nic nie zadziała. Jednak warto myśleć i działać poprzez ograniczenia.

I sortować zakres działań /priorytety w oparciu o dwa czynniki:

  • Wpływ: potencjalna opłacalność działania
  • Wysiłek: koszt podjęcie działania
Niektóre tematy są wyjątkowo opłacalne i mogą przynieść długoterminowe korzyści, ale wymagają decyzji strategicznych, np. w obrębie strukturalnym. Niektóre natomiast są nisko kosztowe, proste, jednak ich wpływ na cały proces doświadczeń będzie częściowy lub niewielki.

Ale właśnie takie drobne działania warto podejmować.

Na tych drobnych sprawach trenujemy umiejętność modelowania i wdrażania zmian, a także angażowania innych w podjęcie wysiłku w ich przygotowanie i implementację. Ta metoda stosowania małych kroków do dużych zmian sprawdza się kapitalnie. Zwłaszcza w organizacjach, które dopiero uczą się budować doświadczenia klientów.
Istnieje oczywiście ryzyko, że zbyt dużo uwagi poświęci się na detale i zapomni się o głównym celu. Dlatego najpierw zmapuj całość i zacznij od drobiazgów. Istnieje duża szansa, że odhaczając małe zwycięstwa (Quick Wins) nie stracisz z oczu całości planu.

I pamiętaj: zmiany procesów na ścieżce klientów wymagają czasu.

Jednak z pewnością są warte inwestycji.⠀⠀⠀
Zapraszam do kontaktu, jeśli potrzebujesz wsparcia w budowaniu pozytywnych doświadczeń Klientów twojej firmy.

 

Plan na nowy projekt, czyli DSDM w biznesie

Plan na nowy projekt, czyli DSDM w biznesie

Jak zaplanować wdrożenie zmiany, jak zachować standard i ustalić metodologię, aby zawierała sztywne ramy i kontrolę, ale też oferowała elastyczność w podejściu do problemu?

Masz pomysł. Wiesz, że jest świetny, zapalasz się i… z pięknego marzenia o Robocie – kleisz ludzika z plasteliny 😉 Czy to źle? Pewnie nie – w kategorii sensorycznej zabawy z plastyczna materią. Jednak prawdopodobnie twojemu marzeniu zabrakło planu na proces wytworzenia tego pomysłu. Zwłaszcza, jeżeli dotyczy on nowego produktu lub usługi w ramach prowadzonego biznesu.

Taka metodą jest na przykład metodologia DSDM – Dynamiczna Metoda Budowania Systemów (ang. Dynamic System Development Method), która oprócz elastycznego podejścia do projektowania zawiera dodatkowo ważne elementy zarządzania ryzykiem, które są obecne na przykład w PRINCE2 czy standardach ISO9000.

Ten hybrydowy charakter metodologii dobrze obrazuje Charles G. Cobb, PMP w „Zrozumieć Agile Project Management”

 Zatem co DSDM ma z elastyczności Agile?

  • bezpośrednie zaangażowanie klienta
  • częste wersje przyrostowe
  • możliwość przystosowania do zmian
  • samoorganizacja / upoważnianie
  • nacisk na prostotę
  • stałe ulepszanie

A co ma z tradycyjnego podejścia do realizacji projektów?

  • aby ustalić wymagania musisz stworzyć listę wymagań według priorytetów
  • w celu zarządzania ryzykiem musisz przygotować początkową analizę biznesową oraz analizę wykonalności oraz zarządzać bieżącym ryzykiem

Gdy biegniesz – nie dostrzegasz szczegółów.

W mojej pracy doradczej od roku bardzo wyraźnie zauważam coraz większy problem w utrzymaniu balansu między presją na szybkie i „spontaniczne” wdrażanie zmian (bo cov… i trzeba się szybko dostosować), a użytecznością, etycznym działaniem i jakością, do których wcześniej firmy przyzwyczailiśmy swoich klientów i siebie samych.

Dlatego w czasach, gdy ilość zmiennych przy planowaniu zmian jest ogromna, a zmiany wdrażamy w mgnieniu oka, doskonale sprawdza się metodologia DSDM. To dzięki niej mamy zwinne podejście do zmiany, jednak nie zapominamy o zasadach i wartościach w biznesie. DSDM pozwala nam reagować na zmieniające się wymagania, aby zrealizować rozwiązania spełniające wymagania biznesowe dotyczące czasu i budżetu – czyli wspólnych i zintegrowanych celach wysokiego poziomu 😉

Zasady DSDM

Najnowszą wersję tej metodologii z 2014 roku znajdziesz pod nazwą DSDM Atern. Krystian Kaczor* zebrał je w 8 zgrabnych punktach, które doskonale wpisują się w biznesową codzienność:

  1. Miej uważność na potrzebę biznesu.

Musisz znać i rozumieć priorytety biznesowe, mieć uzasadnienie biznesowe – czyli sprawdzić i wiedzieć, czy dany projekt jest opłacalny

  1. Dostarczaj na czas.

Określ ramy czasowe, pilnuj priorytetów biznesowych i dostarczaj na czas. Tu doskonale sprawdzają się Timeboxing i MoSCoW, o którym pisałam TUTAJ

  1. Współpracuj.

Zaangażowanie i współpraca są nieocenione zwłaszcza dziś – zachęcają do poszukiwania najlepszych rozwiązań, przyspieszają procesy kreatywne i decyzyjne, ale też angażują osoby decyzyjne. Jeśli pracujesz samodzielnie – poszukuj grup mastermindowych, zapraszaj do współpracy ludzi, których pomysły cenisz, klientów, dla których tworzysz rozwiązania. Albo kup na rynku kompetencje konsultanta, które bezpośrednio pomogą popchnąć sprawę do przodu. To jest świetny pomysł na zwiększenie zrozumienia, większej prędkości, wymiany pomysłów, dzielenie się wiedzą, co daje sensowna przewagę nad indywidualna pracą.

  1. Nie poświęcaj jakości

Quality powinno być ustalone na początku. I tego się trzymaj. Jednak pamiętaj: zrobione jest lepsze od doskonałego 😉 A w procesie pamiętaj by po ustaleniu, umieć kontrolować jakość, testować rozwiązania najwcześniej jak się da poprzez ciągłe przeglądy.

  1. Buduj przyrostowo na pewnych fundamentach.

Wiesz jakie jest wymaganie biznesowe – określiłeś je. Jeśli zdefiniowałeś je na ogólnych parametrach: np. budżetu i terminie wdrożenia oraz ogólnej użyteczności, to staraj się by od pierwszej wersji iść zgodnie z tym ogólnym planem. Szczegóły dopracowuj w trakcie, jednak pamiętaj w DSDM wykonalność ma znaczenie. Zatem myśl przez ograniczenia, rozwiązania dopracowuj i precyzuj przy kolejnych wersjach.

  1. Wytwarzaj iteracyjnie

To myślenie przez ograniczenia, o którym pisałam wcześniej doskonale odpowiada na ten element MSDM. Pierwsza wersja rozwiązania może być niedoskonała, ale na czas iw budżecie, który został ustalony w wymaganiach biznesowych. Kreatywność, zgoda na zamiany w pierwotnych założeniach, reagowanie na potrzeby interesariuszy (zarówno właściciela biznesowego, którym możesz być ty 😉, ale też twoich klientów), będą rozpoznawane i wdrażane w kolejnych wersjach.

  1. Komunikuj się.

monitorowanie na bieżąco, codzienne stand-upy, tworzenie prototypów, dzielenie się postępami – angażują, wzmacniają motywację do działania w odpowiednim dla projektu tempie, budują ducha współpracy i wzajemnego wsparcia. Jeśli dodatkowo wykorzystujesz narzędzia do prezentacji przepływu pracy (Kanban), których jest na rynku w bezpłatnym dostępie naprawdę wiele, naprawdę będzie dobrze 😊.

  1. Kontrola ma znaczenie

Jak pisze Charles G. Cobb*,: DSDM  …to „dynamiczny” związek między działalnością deweloperską a celami biznesowymi. Najważniejszym wyzwaniem dla zespołów wytwarzających produkty (…) jest fakt, że cele biznesowe stanowią ruchomy cel, a technologia podlega stałej ewolucji. Formalnie mierz, kontroluj postępy informuj zainteresowanych o statusie. Nawet jeśli wdrażasz rozwiązania w jednoosobowym biznesie- miej czas na rozliczenie postępów.

Pamiętaj więc:

  • Dopasowanie do celu biznesowego jest podstawą.
  • Skup się. Czas i budżet mają znaczenie. Od tego masz MoSCoW, by dobrze ustalić priorytety i Timeboxy, by zaplanować pracę na w ograniczeniu czasowym
  • Daj ludziom pracującym przy projekcie uprawnienia do podejmowania decyzji
  • Testuj, prototypuj, wprowadzaj kolejne wersje (iteracje), myśl przez ograniczenia (cel biznesowy)
  • Wykorzystaj aktywny udział twoich klientów/ użytkowników do ustalenia wymagań, ale też bieżącej oceny produktu lub usługi, który tworzysz
  • Nie bój się – wszystkie zmiany (zazwyczaj) są odwracalne 😉
  • Biznes rządzi – szacuj więc ryzyko, miej kontrolę, planuj, spisuj i informuj zespół (albo samego siebie) o odchyleniach. Koncertuj się na dostarczeniu rozwiązania, a nie na super aktywności😉
  • Potrzebujesz ludzi do współpracy. Kooperuj, zapraszaj, moderuj spotkania, zachęcaj, włączaj i informuj wszystkich interesariuszy (m.in. sponsorów, klientów, dostawców).

DSDM A

Metodę DSDM świetnie opisuje *Krystian Kaczor w książce „SCRUM i nie tylko”, ale też *Charles G. Cobb, PMP w „Zrozumieć Agile Project Management”

Jaki będzie 2021?

Jaki będzie 2021?

Co się zmieni wraz z nadejściem 2021? Nie obiecuję sobie zbyt wiele. Jednak wiem, że:

  • po tym roku czuję się silniejsza
  • nie był dla mnie taki zły, choć plany były ambitniejsze
  • trzeba być super według swojej miary, wierzyć we własne możliwości
  • nadal chcę układać świat po swojemu
  • warto definiować sukces na własnych warunkach – jestem wierna wartościom i nie przeszkadza mi to w rozwoju kariery
  • strach jest normalny – najwięksi boją się codziennie 😉
  • nie wszystko przychodzi mi łatwo i nie wszystko „wychodzi” tak jak sobie to wymyśliłam
  • czuję potęgę w teraźniejszości – nie oglądam się za siebie, każdy popełniam błędy
  • nie porównuję się do innych – porównania mnie zabijają

Co zyskuję dzięki podejmowaniu działań?

  • Pewność, że nic nie muszę, a wszystko mogę
  • Pewność, że mój wiek, wygląd, płeć – nie ma znaczenia
  • Mogę rozwijać się i być w zgodnie z wartościami
  • Mogę dzielić się wiedzą, pomagać i zarabiać
  • Mogę inspirować siebie samą i innych by przekraczać stereotypowe myślenie o karierze kobiet.Mam szczęście.

Dobrego 2021 roku dla nas!

X